Polityka prywatności Logistyczna Obsługa Przemysłu

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przez Logistyczna Obsługa Przemysłu (dalej: „Spółka”, „Administrator”) w związku ze świadczeniem usług w branży transportu i logistyki na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

1.2. Administratorem danych osobowych jest Logistyczna Obsługa Przemysłu z siedzibą na terytorium Polski, działająca zgodnie z przepisami prawa polskiego oraz rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO).

1.3. Administrator przywiązuje szczególną wagę do poszanowania prywatności oraz ochrony danych osobowych osób fizycznych, których dane przetwarza, w szczególności klientów, potencjalnych klientów, kontrahentów oraz ich pracowników lub współpracowników, a także użytkowników strony internetowej i osób kontaktujących się ze Spółką.

2. Zakres stosowania Polityki

2.1. Polityka ma zastosowanie do wszystkich procesów przetwarzania danych osobowych prowadzonych przez Administratora w związku z:

• świadczeniem usług transportowych i logistycznych,
• obsługą zapytań ofertowych i reklamacji,
• zawieraniem i wykonywaniem umów,
• prowadzeniem działań marketingowych i informacyjnych,
• obsługą komunikacji elektronicznej i telefonicznej,
• rekrutacją pracowników i współpracowników,
• obsługą obowiązków prawnych i księgowych.

3. Podstawy prawne przetwarzania danych

3.1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność do zawarcia i wykonania umowy (np. umowy o świadczenie usług transportowych i logistycznych),
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze (np. wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych, z zakresu prawa pracy, prawa przewozowego),
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora (np. dochodzenie lub obrona roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa, zarządzanie relacjami z klientami i kontrahentami, wewnętrzna administracja, analiza i statystyka),
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO – dobrowolna zgoda osoby, której dane dotyczą, w przypadkach gdy jest wymagana (np. wybrane formy marketingu bezpośredniego, rekrutacja z wykorzystaniem dodatkowych danych).

4. Cele przetwarzania danych osobowych

4.1. Dane osobowe przetwarzane są w szczególności w następujących celach:

• przygotowanie ofert oraz odpowiedzi na zapytania dotyczące usług transportowych i logistycznych,
• zawarcie, wykonywanie i rozliczanie umów z klientami, przewoźnikami, podwykonawcami i innymi kontrahentami,
• organizacja i realizacja przewozów, magazynowania, przeładunków i innych usług logistycznych,
• monitorowanie zleceń transportowych (w tym śledzenie ładunków, planowanie tras, optymalizacja procesów logistycznych),
• obsługa reklamacji, roszczeń i sporów,
• prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wywiązywanie się z obowiązków podatkowych i archiwizacyjnych,
• prowadzenie korespondencji oraz kontakt telefoniczny i elektroniczny,
• realizacja działań marketingowych i promocyjnych, w tym wysyłka informacji handlowej – w granicach dopuszczonych przepisami prawa,
• zapewnienie bezpieczeństwa osób, mienia i informacji, w tym ewentualnie poprzez systemy kontroli dostępu oraz monitoringu,
• rekrutacja i dobór personelu, w tym analiza CV oraz przeprowadzanie procesów rekrutacyjnych,
• analiza jakości świadczonych usług, badanie satysfakcji klientów, udoskonalanie procesów logistycznych.

5. Zakres przetwarzanych danych

5.1. W zależności od kontekstu współpracy, Administrator może przetwarzać w szczególności następujące kategorie danych osobowych:

• dane identyfikacyjne: imię, nazwisko, stanowisko, nazwa firmy, NIP, REGON, numer dowodu lub innego dokumentu tożsamości (jeśli jest to prawnie uzasadnione),
• dane kontaktowe: adres do korespondencji, adres siedziby lub miejsca prowadzenia działalności, adres e-mail, numery telefonów,
• dane dotyczące wykonywanej umowy: treść umów, zlecenia transportowe, informacje o przesyłkach, ładunkach, terminach, trasach, miejscach załadunku i rozładunku,
• dane dotyczące rozliczeń: numery rachunków bankowych, informacje o płatnościach, należnościach i zobowiązaniach,
• dane związane z komunikacją: treść korespondencji e-mail i tradycyjnej, nagrania rozmów telefonicznych, jeśli są nagrywane zgodnie z prawem i po odpowiednim poinformowaniu,
• dane kandydata do pracy lub współpracy: dane zawarte w CV, liście motywacyjnym oraz innych dokumentach rekrutacyjnych,
• dane związane z korzystaniem z usług online (np. strony internetowej): adres IP, dane o aktywności na stronie, pliki cookies – w zakresie określonym odrębną informacją o cookies.

5.2. Administrator nie zbiera świadomie ani celowo szczególnych kategorii danych osobowych (tzw. danych wrażliwych) poza sytuacjami, gdy jest do tego zobowiązany przepisami prawa lub gdy osoba, której dane dotyczą, wyraźnie je udostępniła, a ich przetwarzanie jest dopuszczalne.

6. Źródła pozyskiwania danych

6.1. Dane osobowe pozyskiwane są przede wszystkim bezpośrednio od osób, których dane dotyczą, w szczególności poprzez:

• formularze kontaktowe,
• zapytania ofertowe i korespondencję e-mail,
• kontakty telefoniczne i osobiste,
• wymianę danych przy zawieraniu i realizacji umów.

6.2. W niektórych przypadkach dane mogą być pozyskiwane pośrednio, np.:

• od pracodawcy lub zleceniodawcy osoby, której dane dotyczą (np. dane kierowców, osób kontaktowych po stronie kontrahenta),
• z ogólnodostępnych rejestrów i baz (KRS, CEIDG, REGON),
• od partnerów biznesowych lub pośredników w zakresie przewozu i logistyki.

7. Odbiorcy danych osobowych

7.1. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:

• podwykonawcom i partnerom biznesowym, w tym przewoźnikom, firmom spedycyjnym, podmiotom świadczącym usługi magazynowe i logistyczne, w zakresie niezbędnym do realizacji usług,
• dostawcom usług IT, podmiotom świadczącym usługi hostingowe, serwisowe i wsparcia technicznego,
• dostawcom usług kurierskich i pocztowych,
• kancelariom prawnym, doradcom podatkowym, biurom rachunkowym, audytorom – w związku z obsługą prawną, podatkową, księgową i audytorską,
• instytucjom finansowym i ubezpieczeniowym w zakresie niezbędnym do zawierania i wykonywania umów ubezpieczenia, windykacji oraz obsługi płatności,
• organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania oraz innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

7.2. Wszyscy odbiorcy danych są zobowiązani do zachowania poufności i ochrony danych osobowych na podstawie stosownych umów lub przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza EOG

8.1. Co do zasady Administrator nie przekazuje danych osobowych do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), chyba że jest to konieczne do realizacji konkretnej usługi transportowej lub logistycznej.

8.2. W przypadku, gdy przekazanie danych poza EOG jest niezbędne, będzie się ono odbywać wyłącznie w oparciu o odpowiednie zabezpieczenia przewidziane w RODO, w szczególności:

• decyzje stwierdzające odpowiedni stopień ochrony,
• standardowe klauzule umowne przyjęte przez Komisję Europejską,
• inne dopuszczalne instrumenty prawne.

9. Okres przechowywania danych

9.1. Dane osobowe przechowywane są przez okres nie dłuższy, niż jest to konieczne do realizacji celów, w których są przetwarzane, w szczególności:

• przez okres obowiązywania umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń z niej wynikających,
• przez okres wymagany przepisami prawa w zakresie przechowywania dokumentacji księgowej, podatkowej i kadrowej,
• do czasu wycofania zgody – w przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, o ile brak jest innej podstawy prawnej przetwarzania,
• przez okres niezbędny do wykazania należytego wywiązania się z obowiązków prawnych oraz do obrony lub dochodzenia roszczeń.

9.2. Po upływie odpowiednich okresów dane są usuwane lub poddawane anonimizacji w sposób uniemożliwiający identyfikację osoby.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

10.1. Osobom, których dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

• prawo dostępu do danych – uzyskania informacji o tym, jakie dane są przetwarzane oraz otrzymania ich kopii,
• prawo do sprostowania (poprawienia) danych – gdy są nieprawidłowe lub niekompletne,
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych w RODO,
• prawo do ograniczenia przetwarzania – np. na czas rozpatrywania sprzeciwu lub żądania sprostowania,
• prawo do przenoszenia danych – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osoby,
• prawo do cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed cofnięciem zgody,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w Polsce, jeśli osoba uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.

10.2. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem za pomocą danych kontaktowych wskazanych przez Spółkę (np. adresu pocztowego lub e-mail wskazanego na dokumentach firmowych lub stronie internetowej).

11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

11.1. Co do zasady Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą, decyzji w sposób wyłącznie zautomatyzowany, w tym w oparciu o profilowanie, które wywoływałoby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nie wpływało.

11.2. Jeśli w przyszłości Administrator będzie wykorzystywał mechanizmy profilowania lub zautomatyzowanego podejmowania decyzji, osoby, których dane dotyczą, zostaną o tym wyraźnie poinformowane wraz z podaniem odpowiedniej podstawy prawnej oraz przysługujących im praw.

12. Bezpieczeństwo danych

12.1. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, w szczególności:

• środki mające na celu zapewnienie poufności, integralności, dostępności i odporności systemów oraz usług przetwarzania danych,
• pseudonimizację i szyfrowanie danych tam, gdzie jest to uzasadnione,
• systemy kontroli dostępu do danych,
• regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności stosowanych środków bezpieczeństwa,
• odpowiednie szkolenia i upoważnienia dla osób mających dostęp do danych.

12.2. Administrator dokłada należytej staranności, aby dane osobowe były chronione przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą, zniszczeniem, nieuprawnioną modyfikacją oraz rozpowszechnianiem.

13. Pliki cookies i dane eksploatacyjne

13.1. Jeżeli Spółka wykorzystuje stronę internetową lub inne usługi online, może stosować pliki cookies oraz inne podobne technologie zbierania danych o aktywności użytkowników, w celu:

• prawidłowego działania serwisu,
• dostosowywania treści do preferencji użytkownika,
• analizy ruchu na stronie i statystyki odwiedzin.

13.2. Szczegółowe informacje na temat wykorzystywania plików cookies, ich rodzaju oraz sposobu zarządzania nimi mogą być przedstawione w odrębnej polityce cookies lub komunikacie na stronie internetowej.

14. Zmiany Polityki prywatności

14.1. Administrator zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w niniejszej Polityce prywatności w celu dostosowania jej do zmian w przepisach prawa, technologii, sposobu świadczenia usług lub organizacji działalności.

14.2. Zmiany wchodzą w życie z dniem opublikowania zaktualizowanej wersji Polityki prywatności lub z inną datą wskazaną przez Administratora. Korzystanie z usług po dniu wejścia w życie zmian oznacza akceptację zaktualizowanych postanowień.

14.3. Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna u Administratora, w szczególności w siedzibie Spółki lub na stronie internetowej, jeśli jest prowadzona.

15. Kontakt z Administratorem

15.1. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których dane dotyczą, można kontaktować się z Logistyczna Obsługa Przemysłu za pośrednictwem danych kontaktowych udostępnianych przez Spółkę (np. adres pocztowy, adres e-mail, numer telefonu podany w oficjalnych materiałach informacyjnych lub na stronie internetowej).